Somos muchas las personas que creamos documentos prácticamente a diario. No solo los creamos, también los modificamos, compartimos, enviamos y volvemos a leer. Por trabajo, por trámites burocráticos, por afición, por muchas razones, puede que necesitemos proteger nuestros archivos para que nadie más escriba en ellos (o solo lo haga quien queramos).
Uno de los principales problemas que te puedes encontrar al enviar documentos en Word es el hecho de que al compartir este documento sin proteger contra escritura, este puede ser modificado, sin querer o a conciencia. Por eso, puede que hayas optado en muchas ocasiones por cambiar el documento a PDF o en formato papel. Sin embargo, ahora puedes proteger un archivo en Word contra escritura para que no pueda ser editado.
Si bien a veces compartirás archivos de word con otros para que estas personas puedan editarlo, otras veces no querrás que nadie pueda manipular el documento. Puede ser porque sea un documento legal, un contrato que solo quieras que firmen, un trabajo académico, y un largo etcétera.
Ventajas y usos de bloquear un archivo de Word
Una de las ventajas de bloquear un archivo de Word es que no tienes por qué bloquearlo todo, puedes dejar ciertas partes editables, añadir gráficos, marca de agua y mucho más, personalizándolo de acuerdo a nuestras necesidades con la posibilidad de que otra persona edite solo donde se lo permitamos.
Uno de los principales usos que podemos darle a esta función es el crear documentos que puedan ser firmados, pero que además tengan validez a la hora de que alguna de las partes tenga miedo a que se edite el documento antes o después de ser firmado. Puedes dejar el documento bloqueado contra edición, excepto en el campo de la firma (de la firma y fecha o cualquier otro dato relevante).
Por otro lado, te aseguras de que la otra persona que reciba el documento lo modifique sin querer, o queriendo, lo borre entero, borre ciertas partes, y piense que lo has hecho tú o no pueda acceder a información importante porque ha pasado algo inesperado. Esto es especialmente importante en documentos oficiales, ciertos textos, CVs y más.
Una de las principales ventajas es que puedes evitar que tus documentos sean copiados o editados por terceros. Así, no podrán hacer pasar por suyos tus documentos, modificarlos a su gusto o incluso editar algo que te perjudique. De esta manera, en un activo sin proteger, otras personas pueden sacar provecho de tu trabajo o incluso cosas peores.
Otra de las ventajas es que puedes añadir elementos como el logo, vídeo o información adicional a la del documento escrito de una forma especial sin que esta sea modificada por terceras personas. Aunque puedes hacer todo esto también usando herramientas externas no es necesario, por eso te comentamos cómo hacerlo con Word y mantener tus documentos totalmente protegidos.
Protege el archivo contra escritura
Después tienes que ir a la pestaña Revisar, para posteriormente dar a la opción Proteger y finalmente aceptar Restringir edición. Puedes restringir el formato y la edición del documento. Además, has de marcar la casilla Permitir solo este tipo de edición en el documento y dar a Sin cambios para poner el modo solo lectura. Acepta los cambios dando a Sí. Aplicar la protección.
Si quieres que una o varias partes de tu documento se puedan modificar, tienes que seguir estos mismos pasos, pero indicando las excepciones que corresponda antes de aplicar la protección de solo lectura. Así, seleccionas la zona del documento o párrafo que pueda ser modificada, indicando que Todos podrán editar esta zona seleccionada, y aplicas la protección posteriormente.
Una vez que esto esté hecho correctamente, si no sabes si lo has hecho bien puedes comprobarlo en el propio documento, podrás compartir y enviar el documento sabiendo que no se podrá editar o modificar salvo las zonas editables.
Estas son algunas de las excepciones que puedes configurar:
- Selecciona la casilla Todos en la lista Grupos para permitir que todos los que abran el documento puedan editar la parte seleccionada
- Para permitir que sólo algunos s puedan editar la parte seleccionada, haz clic en Más s y, a continuación, introduce los nombres de los s. Incluye tu nombre si quieres poder editar el documento, y separa los nombres con un punto y coma.
- Si quieres proteger el documento con autenticación de s en lugar de con contraseña, introduce direcciones de correo electrónico que coincidan con los nombres de .
- Pulsa en Aceptar, y selecciona las casillas de verificación ubicadas al lado de los nombres de los s que pueden editar las partes seleccionadas. Si seleccionas varios s, éstos se suman como elementos al área de Grupos, para que puedas seleccionarlos con facilidad.
No te olvides de pinchar sobre «Sí, aplicar la protección» al terminar los ajustes. Además, antes de finalizar este método, ten en cuenta que la aplicación preguntará cuál es el método de protección que se quiere usar. Aquí se puede elegir entre contraseña o autenticación de . Una vez escojas entre alguna de estas opciones, únicamente tendrás que tocar en Aceptar para que se guarde todo el proceso.
Marcar como final
Esta es otra de las maneras con las que puedes proteger tus archivos de Word. El proceso es realmente sencillo y se basa en la idea tan simple de definir que un archivo es definitivo y que no hay manera posible de hacer cambios o editarlo.
Lo único que tienes que hacer es ir al menú superior, pulsar en el botón de Archivo de la izquierda y luego, en el desplegable, seleccionar «Preparar». En otras versiones de Word lo que verás será «Información». Después de esto, busca «Marcar como final» en la columna desplegable que aparecerá con el nombre de «Preparar el documento para distribución». Si en tu caso se ha abierto la sección «Información», tendrás que elegir primero «Proteger documento» y luego elegir «Marcar como final».
A partir de ese momento el archivo quedará oficialmente «cerrado» y no será posible editarlo de nuevo, aunque sí estará disponible para su lectura. Al marcar como final no solo no se podrá añadir texto adicional, sino que también estará bloqueado el formato y cualquier otro elemento relacionado con el contenido del documento de Word.
Si quieres saber si un documento está marcado como final, en Word 2007 lo único que tienes que hacer es bajar a la barra de estado abajo del todo en el documento y buscar un icono concreto. El icono, aunque no se ve especialmente bien, es un folio con un sello de «final» en el que el mango del sello es de color rojo. Si pones el cursor encima del icono Word te informará diciéndote «marcado como final». Eso te ahorrará muchos quebraderos de cabeza si has recibido un archivo de Word y no sabes cuál es el motivo por el que no lo puedes editar.
Eliminar contraseña cambiando el nombre de la extensión de archivo
Otro método importante, y que nos hará desbloquear nuestro archivo con contraseña, permitiendo una mejor disposición también para que nadie salvo nosotros acceda al mismo archivo, es hacerlo a partir de la eliminación de la clave cambiando el nombre de la extensión del archivo.
Este también se presenta como un método popular y que, si bien es algo más largo que el anterior proceso, lo tendremos perfectamente sintonizado para que así se haga. Para hacerlo, basta con seguir estos pasos que puedes ver a continuación.
- Cambia el nombre de la extensión de Word de ‘.doc’ a ‘.zip’ y pulsa Sí para confirmar la acción.
- Utiliza el Explorador de Windows para abrir el archivo ZIP.
- Ahora abre la carpeta y elimina el archivo llamado Settings.xml. Después, vuelve a cambiar la extensión del archivo de ‘.zip a .doc’.
- Por último, ya solo te queda volver a abrir el archivo que se abrirá, ahora sí, sin ningún tipo de contraseña.
Quitar contraseña a través de herramientas como Aspose
Al mismo tiempo, y al igual que se ha podido ver modificando el nombre de la extensión del archivo de ‘.doc’ a ‘.zip’, y de una manera segura y protegida para nuestros documentos de Word, también podemos recurrir a herramientas online de terceros.
Un ejemplo, también, se da con servicio online de Aspose, que ayuda a los s a saltarse la contraseña del documento Word y a guardar el archivo de salida en diferentes formatos.
- Dirígete al sitio web oficial de Aspose y arrastra y suelta el archivo protegido por contraseña.
- El programa empezará a eliminar el bloqueo automáticamente una vez cargado el archivo.
- Espera hasta que se complete el proceso y haz clic en el enlace de descarga para guardar el archivo descifrado.
Si te has planteado esta opción, debes saber que esto no funciona en archivos ocultos o marcados como de solo lectura. Lo que sí puedes hacer es quitar la configuración, descifrar el archivo y volver a marcarlo como Oculto o Solo lectura. Además, para que funcione tienes que activar la herramienta antes de proteger lo que quieras con contraseña, ya que no desbloqueará documentos que han sido bloqueados con contraseña anteriormente a su instalación.
